Zapier와 Make를 활용한 업무 프로세스 자동화 사례

 

1. 업무 자동화의 필요성과 Zapier & Make의 역할

현대의 업무 환경에서는 반복적인 작업이 너무 많아. 이메일 정리, 데이터 입력, 고객 관리, 보고서 작성 등 시간이 많이 걸리는 단순 작업이 쌓이면 생산성이 크게 떨어질 수밖에 없어. 이런 업무를 줄이고 더 중요한 일에 집중하기 위해 많은 기업들이 업무 자동화(Auto Workflow)를 도입하고 있어.

 

그중에서도 Zapier와 Make(구 Integromat)는 대표적인 업무 자동화 도구로, 여러 가지 앱과 서비스를 연결하여 반복적인 작업을 자동화하는 역할을 해. 예를 들어, 새로운 이메일이 도착하면 특정 데이터를 추출하여 구글 스프레드시트에 저장하거나, 고객이 문의를 남기면 자동으로 슬랙(Slack) 채널에 알림을 보내는 등 다양한 업무 프로세스를 자동화할 수 있어.

 

특히 Zapier는 코드 없이(No-Code) 간단한 트리거(Trigger)와 액션(Action) 설정만으로 업무를 자동화할 수 있고, Make는 더욱 복잡한 데이터 흐름을 자동화할 수 있는 강력한 기능을 제공해. 이 두 가지 도구를 활용하면 기업뿐만 아니라 개인도 효율적으로 업무를 최적화할 수 있어.

 

---

 

2. Zapier를 활용한 반복 업무 자동화 사례

 

Zapier는 5,000개 이상의 앱을 연결할 수 있으며, 반복적인 작업을 간단하게 자동화할 수 있는 No-Code 툴이야. 이메일, CRM, 마케팅, 프로젝트 관리 등 다양한 업무에 적용할 수 있어.

 

1) Gmail → Google Sheets 자동 데이터 입력

💡 사용 사례:
"영업팀이 고객 문의 이메일을 받을 때마다 데이터를 수동으로 정리하는 시간이 오래 걸린다."

✅ 해결 방법: Zapier를 활용해 Gmail에서 특정 키워드를 포함한 이메일을 감지하고, 해당 정보를 Google Sheets에 자동 입력하도록 설정.

 

📌 자동화 과정:

1. Trigger(트리거): 새로운 이메일이 도착하면 (Gmail)
2. Filter(필터): 특정 키워드(예: "문의", "상담 요청")가 포함된 경우만 실행
3. Action(액션): 이메일 발신자, 제목, 내용을 Google Sheets에 자동 추가

👉 결과: 영업팀은 수동 입력 없이 실시간으로 고객 문의 데이터를 정리할 수 있으며, 이후 분석 및 대응이 더 쉬워짐.

 

2) 신규 고객 문의 자동 대응 시스템 구축

💡 사용 사례:
"고객이 웹사이트에서 문의를 남기면 담당자가 수동으로 이메일을 보내야 하는 불편함이 있다."

✅ 해결 방법: Zapier를 이용해 고객 문의가 접수되면 자동으로 맞춤형 이메일을 전송하도록 설정.

 

📌 자동화 과정:

1. Trigger: 웹사이트의 문의 양식이 제출됨 (Google Forms, Typeform 등)
2. Action: 고객 이메일로 자동 응답 이메일 발송 (Gmail, Outlook)
3. Action: Slack 또는 Trello에 새로운 문의 등록 알림 전송

👉 결과: 고객 문의 응답 시간이 단축되면서 고객 만족도가 증가하고, 팀원들은 즉시 새로운 문의를 확인할 수 있음.

 

---

 

3. Make를 활용한 복잡한 업무 프로세스 자동화 사례

 

Make는 Zapier보다 더욱 강력한 자동화 기능을 제공하며, 여러 개의 앱을 연결하고 복잡한 데이터 흐름을 처리할 수 있어. 특히 다중 조건 분기 처리, 데이터 변환, API 연동이 필요한 경우 Make가 Zapier보다 더 적합해.

 

1) Notion & Google Drive 연동 – 자동 문서 관리 시스템 구축

💡 사용 사례:
"팀원들이 프로젝트 관련 문서를 Notion에 정리하면, 자동으로 Google Drive에 백업되도록 설정하고 싶다."

✅ 해결 방법: Make를 활용해 Notion에 새로운 문서가 추가될 때 Google Drive에 자동으로 복사본을 생성.

 

📌 자동화 과정:

1. Trigger: Notion 데이터베이스에 새로운 문서가 추가됨
2. Action: 문서 제목과 내용을 Google Docs로 변환
3. Action: Google Drive 특정 폴더에 자동 저장
4. Action: Slack 채널에 "새 문서가 추가되었습니다" 알림 전송

👉 결과: 문서 백업이 자동화되면서 데이터 손실을 방지할 수 있고, 팀원들이 최신 문서를 실시간으로 확인 가능해짐.

 

2) 온라인 쇼핑몰 자동 주문 처리 시스템 구축

💡 사용 사례:
"온라인 스토어에서 주문이 들어오면, 담당자가 주문을 수동으로 정리하고 출고 요청을 해야 하는 불편함이 있다."

✅ 해결 방법: Make를 활용해 주문 발생 시 자동으로 데이터 정리 및 출고 요청 진행.

 

📌 자동화 과정:

1. Trigger: Shopify, WooCommerce 등에서 신규 주문 발생
2. Action: 주문 정보(고객 이름, 주소, 상품 정보)를 Google Sheets에 저장
3. Action: 배송 담당자에게 자동 이메일 전송
4. Action: Slack 또는 Trello에 출고 요청 알림 발송

👉 결과: 주문 처리 시간이 단축되고, 실수 없이 빠르게 출고 가능해짐.

 

---

 

4. Zapier & Make 도입 시 주의할 점과 최적화 전략

 

Zapier와 Make를 활용하면 많은 업무를 자동화할 수 있지만, 도입 전에 고려해야 할 몇 가지 사항이 있어.

1) 자동화 프로세스 점검 및 최적화

AI 기반 자동화는 강력하지만, 완벽하지는 않아. 자동화 프로세스를 주기적으로 점검하고 최적화해야 해.

✅ 자동화된 작업이 정상적으로 실행되는지 정기적으로 확인
✅ 데이터 누락 또는 오류 발생 여부 체크
✅ 필요하지 않은 자동화는 정리하여 성능 최적화

 

2) 팀원들과의 협업을 고려한 설정

자동화된 시스템은 팀원들에게 영향을 미칠 수 있기 때문에, 도입 전에 충분한 설명과 테스트가 필요해.
✅ 자동화로 인해 팀원들이 불편함을 겪지 않도록 사전 교육
✅ 업무 프로세스를 변경할 경우 사전 협의 후 적용

 

3) 무료 플랜과 유료 플랜의 차이점 확인

Zapier와 Make는 기본적으로 무료 플랜을 제공하지만, 복잡한 자동화를 구축하려면 유료 플랜이 필요할 수도 있어.

✅ Zapier 무료 플랜: 한 번에 5개 자동화(Zaps), 15분 간격 실행
✅ Make 무료 플랜: 월 1,000회 실행 제한, 고급 기능 일부 제한

👉 업무 자동화 규모가 커질 경우, 필요에 따라 유료 플랜을 고려하는 것이 좋아.

 

---

 

결론

 

Zapier와 Make를 활용하면 반복적인 업무를 자동화하여 시간과 비용을 절약할 수 있어. 간단한 자동화는 Zapier를 활용하고, 복잡한 데이터 흐름이 필요한 경우 Make를 사용하면 돼. 다만, 자동화 프로세스를 정기적으로 점검하고, 팀원들과의 협업을 고려하여 설정하는 것이 중요해.

 

이제 Zapier와 Make를 활용해서 업무 생산성을 극대화하고, 더 중요한 일에 집중할 수 있도록 자동화 전략을 세워보자! 🚀